Styrande dokument är hörnstenar för effektivt styrelsearbete

Publicerad: 13/3

Oavsett om du arbetar professionellt med styrelsearbete eller sitter med ideellt i en förening så är ansvarsstagande och ordning fundamentala byggstenar för framgång. Och ingenstans är detta mer tydligt än i de styrande dokumenten. Dessa handlingar utgör inte bara grunden för organisationens verksamhet, utan de fungerar också som kompasser som leder styrelsen mot sina mål och skapar en ram för värdeskapande beslut. I denna artikel utforskar vi betydelsen av välutvecklade styrande dokument och dess avgörande roll för ett effektivt och framåtriktat styrelsearbete.

Att vara en del av en styrelse innebär att bära på ett betydande ansvar gentemot organisationens intressenter. Genom att etablera tydliga styrande dokument får varje styrelseledamot en klar förståelse för sina uppgifter och förväntningar. Dessa dokument definierar inte bara rollerna och ansvarsområdena inom styrelsen utan tydliggör även hur de samverkar för att uppnå organisationens övergripande mål. Genom att ha en tydlig struktur för ansvarsfördelning kan styrelsen effektivt navigera genom utmaningar och fatta välgrundade beslut som gynnar organisationen på lång sikt.

Ordning och reda är grundstenar för framgång

I en värld där komplexiteten ökar och förändringar sker i en rasande takt är ordning och reda avgörande för att upprätthålla organisationens fokus och riktning. De styrande dokumenten fungerar som en form av organisatoriskt kompass, vilket hjälper styrelsen att hålla sig på rätt spår även när förhållandena förändras. Genom att etablera tydliga riktlinjer för verksamheten kan styrelsen undvika att driva iväg i olika riktningar och istället kanalisera sina insatser mot strategiska mål. Detta skapar inte bara stabilitet utan också tillväxtmöjligheter för organisationen.

Skiljelinjen mellan strategi och operativt arbete

En av de stora utmaningarna för många styrelser är att skilja det strategiska arbetet från det operativa. Här spelar de styrande dokumenten en avgörande roll genom att tydliggöra denna distinktion. Genom att etablera klara mål och riktlinjer på strategisk nivå kan styrelsen delegera ansvar för det operativa genom att förlita sig på de fastställda processerna och policys. Detta frigör styrelsens tid och resurser för att fokusera på övergripande strategier och att övervaka organisationens framsteg mot sina långsiktiga mål.

Att investera tid och resurser i att utveckla och upprätthålla välstrukturerade styrande dokument är inte bara en administrativ uppgift, det är en investering i organisationens framtid. Genom att skapa en ram av ansvarstagande, ordning och reda kan styrelsen utföra sitt arbete med precision och övertygelse. Det är här, i de styrande dokumenten, som grunden för ett framgångsrikt styrelsearbete läggs och där värdeskapande möjligheter verkligen börjar ta form.

Några generella exempel på styrande dokument som är relevanta både för bolag och föreningar

Bolagsordning/Föreningens stadgar: Detta dokument fastställer de grundläggande reglerna för organisationens struktur, ändamål, beslutande organ och medlemmars rättigheter och skyldigheter. Det reglerar också fördelningen av ansvar och befogenheter inom organisationen.

Policydokument: Policydokument fastställer organisationens övergripande riktlinjer och strategier inom olika områden såsom personal, ekonomi, miljö, säkerhet och etik. Dessa dokument ger ramar för beslut och agerande inom organisationen.

Arbetsordning/Reglemente: Arbetsordningen eller reglementet specificerar hur olika organ inom organisationen ska arbeta och fatta beslut. Det kan inkludera regler för mötesordning, beslutsprocesser, fördelning av ansvar och rapportering.

Årsredovisning/Budget: Årsredovisningen och budgeten ger en överblick över organisationens ekonomiska situation och planerade verksamhet. Dessa dokument används för att redovisa företagets eller föreningens ekonomiska resultat och för att planera för framtida investeringar och verksamhet.

Regler och riktlinjer: Organisationer kan ha olika regler och riktlinjer som reglerar specifika frågor såsom personalpolicy, inköpspolicy, säkerhetspolicy och etiska riktlinjer. Dessa dokument syftar till att skapa struktur och vägledning för hur olika aktiviteter ska utföras inom organisationen.

Genom att ha välutvecklade och tydliga styrande dokument kan både bolag och föreningar effektivt styra och reglera sin verksamhet samt säkerställa att alla intressenter är medvetna om organisationens regler och riktlinjer.

Några tips till dig som sitter i någon styrelse och läser den här artikeln

Förstå vikten av styrande dokument: Det är avgörande att förstå att styrande dokument inte bara är administrativa formaliteter utan utgör grundstenarna för ett effektivt och framgångsrikt styrelsearbete. Genom att investera tid och resurser i att utveckla och upprätthålla dessa dokument kan styrelsen skapa en stabil och vägledande ram för organisationens verksamhet.

Aktivt delta i processen: Som styrelseledamot är det viktigt att aktivt delta i processen för att utveckla och revidera styrande dokument. Genom att bidra med ens expertis och erfarenhet kan man säkerställa att dokumenten är relevanta och anpassade till organisationens behov och mål.

Håll dokumenten aktuella: Organisationens verksamhet förändras kontinuerligt och det är därför viktigt att regelbundet revidera och uppdatera de styrande dokumenten för att säkerställa att de fortfarande är relevanta och effektiva. Detta kan innebära att genomföra regelbundna översyner och revideringar av dokumenten för att säkerställa deras aktualitet.

Använd dokumenten som verktyg: De styrande dokumenten bör ses som verktyg för att styra och reglera organisationens verksamhet, inte som begränsningar. Genom att använda dokumenten som vägledning kan styrelsen effektivt fatta beslut och agera i linje med organisationens mål och strategier.

Kommunicera dokumentens betydelse: Det är viktigt att kommunicera betydelsen av de styrande dokumenten till alla intressenter inom organisationen, inklusive medlemmar, anställda och externa intressenter. Genom att skapa medvetenhet om dokumentens roll och betydelse kan man säkerställa att de följs och respekteras i hela organisationen.

Genom att följa dessa tips kan styrelseledamöter säkerställa att de styrande dokumenten utgör en solid grund för organisationens verksamhet och bidrar till ett framgångsrikt och värdedrivande styrelsearbete.

Lycka till med styrelsearbetet!
 

Joe Formgren
Kommunikationsstrateg/Advisory coach