Protokollet - nödvändigt värdeskapande dokument för styrelsearbetet

Publicerad: 8/1

Styrelsens arbete i ett företag är en komplex och krävande uppgift som kräver en strukturerad och välorganiserad metodik för att driva verksamheten framåt. Ett av de mest kritiska redskapen som styrelsen använder sig av är protokollet. Det har en avgörande betydelse och är en ovärderlig tillgång för varje styrelse, oavsett företagets storlek eller bransch.

Protokollet som vägledande dokument

Protokollet är själva kärnan i styrelsearbetet. Det är inte bara ett formellt dokument där beslut och åtgärder registreras; det är en strategisk vägledning för företagets framtid. Genom att noggrant dokumentera varje steg och varje beslut blir protokollet en värdefull resurs för att hålla kursen och säkerställa att företaget följer sin övergripande strategi.

Vad gör då protokollet så värdefullt? För det första fungerar det som ett historiskt register. Varje beslut, varje diskussion och varje åtgärd är noggrant dokumenterade och kan återkallas vid behov. Detta är särskilt viktigt när det uppstår tvister eller när det behövs en bättre förståelse av varför vissa beslut togs.

För det andra är protokollet en källa till ansvarsskyldighet. Det gör det tydligt vem som ansvarar för vilka åtgärder och hur de ska genomföras. Detta hjälper till att undvika förvirring och dubbelarbete inom styrelsen.

Protokollet som styrelsens minnesbank

Ett annat värdefullt aspekt av protokollet är dess roll som styrelsens minnesbank. Styrelsemedlemmar har ofta mycket att hantera, och det är lätt att glömma tidigare beslut och åtaganden. Protokollet fungerar som en pålitlig referenspunkt där de kan återkalla vad som tidigare diskuterats och beslutats.

När det kommer till att introducera nya styrelsemedlemmar till företaget är protokollet en ovärderlig resurs. Det ger dem insikter i företagets historia och beslutsprocesser, vilket snabbar upp deras inlärningskurva och hjälper dem att snabbt komma igång med sitt arbete.

Följa lag och ordning

För att protokollet ska vara effektivt och användbart måste det följa lag och ordning. Detta innebär att det måste uppfylla de juridiska och formella kraven för styrelseprotokoll. De formella kraven inkluderar att dokumentera datum, plats, närvarolista, och godkännande av föregående mötesprotokoll. Att följa dessa krav är nödvändigt för att säkerställa att protokollet är juridiskt bindande och uppfyller alla krav enligt lagen.

Men protokollet bör inte bara vara en formell nödvändighet. Det bör vara utformat och skrivet på ett sätt som gör det läsbart och engagerande. Detta innebär att det inte bara är en dokumentation av beslut utan också en beskrivning av bakgrunden till dessa beslut och deras potentiella påverkan på företaget.

Lagar som styrelser bör beakta i sitt arbete

I styrelsearbetet är det avgörande att ha en djup förståelse för de olika lagar och regler som styr företagets verksamhet. Att ignorera eller bryta mot dessa lagar kan leda till allvarliga konsekvenser, inklusive juridiska påföljder och skador på företagets rykte. Nedan följer en kortfattad beskrivning av några av de viktigaste lagarna som styrelser bör vara medvetna om:

Aktiebolagslagen (ABL): Aktiebolagslagen reglerar bildandet och drift av aktiebolag i Sverige. Den innehåller bestämmelser om bland annat företagsstruktur, styrelsearbete, bolagsstämmor och redovisning.

Bokföringslagen: Denna lag reglerar bokföring och finansiell rapportering för företag i Sverige. Styrelsen har ansvar för att säkerställa att företagets bokföring är korrekt och att finansiella rapporter följer lagens krav.

Skattelagstiftning: Skatteregler är viktiga att följa för att undvika skattebördor och problem med skattemyndigheter. Styrelsen måste vara medveten om företagets skattesituation och se till att alla skatter deklareras och betalas i enlighet med lagstiftningen.

Arbetsrättslig lagstiftning: Arbetsrätten reglerar förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare. Styrelsen måste vara medveten om regler om anställningskontrakt, arbetsmiljö, uppsägningar och liknande, för att säkerställa att företaget följer lagarna och undviker juridiska problem.

Miljölagstiftning: Miljölagar reglerar hur företag hanterar och påverkar miljön. Styrelsen har ett ansvar att säkerställa att företaget följer miljölagstiftningen och vidtar åtgärder för att minska sin miljöpåverkan.

Dataskyddsförordningen (GDPR): GDPR reglerar hanteringen av personuppgifter. Styrelsen måste se till att företaget följer GDPR-reglerna när det gäller insamling, lagring och användning av personuppgifter.

Konkurrenslagstiftning: Konkurrenslagen syftar till att främja en sund konkurrens och förhindra konkurrenshämmande beteende. Styrelsen måste vara försiktig med att undvika konkurrensskadeverksamhet eller kartellbildning.

Finansmarknadsreglering: Om företaget är noterat på en börs eller har allmänheten som aktieägare, måste styrelsen följa finansmarknadsregler som reglerar informationsspridning och insiderinformation.

Det är viktigt att förstå att lagar och regler kan variera beroende på företagets bransch och storlek. Det är därför viktigt att alltid vara uppdaterad och söka råd från juridiska experter när det behövs för att säkerställa full efterlevnad av lagarna och minimera juridisk risk för företaget. Styrelsen har en central roll i att följa och säkerställa att företaget följer alla relevanta lagar och regler i sin verksamhet.

Struktur och Innehåll för värdeskapande

Nu när vi har förstått protokollets betydelse, låt oss utforska hur man strukturerar och fyller det med innehåll som verkligen skapar värde.

För det första, strukturera protokollet så att det är lätt att navigera. Inkludera en tydlig dagordning som beskriver ämnena som behandlades under mötet. Varje ämne bör sedan följas av en detaljerad beskrivning av diskussionen som ägde rum och de beslut som fattades. Detta ger läsaren en komplett bild av vad som hände under mötet.

För det andra, se till att språket är klart och begripligt. Undvik onödig jargong eller komplexa termer. Protokollet bör vara skrivet så att alla i styrelsen kan förstå det utan problem.

För det tredje, var konsekvent. Håll samma format och struktur för varje möte så att det blir enkelt att jämföra och analysera tidigare protokoll.

Den här artikeln vänder sig primärt till de som har det största ansvaret för protokollets innehåll - styrelsens protokollförare och styrelsens ordförande. Men den är också relevant för alla som är aktiva inom styrelsearbetet och har ett eget ansvar i att föra företaget framåt.

Genom att förstå protokollets betydelse som en strategisk vägledning och minnesbank, och genom att följa de formella kraven samt skapa ett klart och begripligt dokument, kan varje styrelse dra nytta av protokollets värde för att effektivt styra och utveckla företaget.

Protokollet är således inte bara en administrativ plikt, det är en kraftfullt verktyg som hjälper styrelsen att hålla kursen och navigera företaget mot framgång. Så, låt protokollet bli er följeslagare och främsta verktyg för styrning av den spännande framtida resan för verksamheten.

Joe Formgren
Kommunikationsstrateg/Advisory coach
Presstjänst