Checklista och film om att ordna egna evenemang

Publicerad: 16/1, 2023

Kommunikationsstrategen Joe Formgren höll här en onlineutbildning på den digitala mötesplatsen SeniorPorten där han gick igenom grunderna för att skapa ett evenemang. Det är i princip samma grundläggande punkter oavsett om det är liten träff, stort möte och om det sker online eller en fysisk träff.

Ett arrangemang är utmärkt av dess planering och genomförande av en viss aktivitet eller händelse. Detta gäller oavsett om det är en liten träff eller ett större evenemang, så krävs det att det finns en tydlig idé och syfte med arrangemanget, en plan för hur det ska genomföras och en budget för att genomföra det. Det är också viktigt att det finns en kommunikation med deltagarna och eventuella samarbetspartners.

Här är en grundläggande checklista för att ordna ett evenemang.

1. Definera målet med evenemanget: Varför vill du ordna det? Vad hoppas du att det ska uppnå?

2. Välj en plats: Tänk på storleken på evenemanget, tillgängligheten och om det finns tillräckligt med parkeringsplatser.

3. Sätt upp en budget: Bestäm hur mycket pengar du har att spendera och fördela dem på olika kategorier såsom lokalhyra, mat och dryck, underhållning, marknadsföring etc.

4. Marknadsför ditt evenemang: Använd olika kanaler som sociala medier, affischer, annonser i lokala tidningar och brevpapper för att nå ut till ditt målpublik.

5. Anställ personal: Bestäm om du behöver anställa personal för att hjälpa till med att genomföra evenemanget. Detta kan inkludera säkerhetsvakter, kockar och servitörer.

6. Förbered mat och dryck: Bestäm om du ska bjuda på mat och dryck på evenemanget och vad du ska servera. Glöm inte att tänka på eventuella specialkostbehov hos dina gäster.

7. Skaffa underhållning: Bestäm vilken typ av underhållning du vill ha på ditt evenemang, till exempel en DJ, liveband eller komediakt.

8. Skaffa eventuella tillstånd: Kontrollera om du behöver några särskilda tillstånd för att genomföra ditt evenemang, till exempel en offentlig tillställningstillstånd.

9. Gör en dagordning: Skapa en dagordning för hur evenemanget kommer att se ut och se till att allt flyter på enligt planen. Liten träff som stor så är det bra att ha en tidsram och kanske en öppen avrundningen för de som vill umgås mer.

1o. Se till att ta ett trevligt gruppfoto från era evenemang som ni kan publicera och använda när ni skall anordna nästa evenemang.

11. Var beredd på oplanerade händelser: Det finns alltid risk för oplanerade händelser vid ett evenemang, så var beredd att hantera dem på bästa sätt.

12. Se till att försänka evenemanget med minst en och gärna två eller tre personer till - innan ni utannonserar det. Då vet ni att det blir ett trevligt arrangemang oavsett hur många som deltar.

Om SeniorPorten
SeniorPorten är Sveriges forum och mötesplats för seniorer, pensionärer och de som är 60 plus. En samlingsplats som bygger på att hitta vänner oavsett var man bor, tid på dygnet eller vad man har för bakgrund. Joe berättar i filmen med lite kompletterande stöd för arrangemang för de medlemmar som vill anordna egna evenemang genom SeniorPortens och de möjligheter som finns där.
För mer information se https://seniorporten.se

Filmen med tipsen om att ordna evenemang
Se filmen på länken här https://www.youtube.com/watch?v=rZ4DTkpVqOc